บทที่ 11
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ
ระบบการวางแผนทรัพยากรองค์การ (Enterprise Resource Planning : ERP) เป็นระบบสารสนเทศที่บูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การ เช่น การจัดซื้อจัดจ้าง การผลิต การขาย การบัญชี และการบริหารบุคคล ฯลฯ เข้าด้วยกันโดยเชื่อมโยงกันแบบเรียลไทม์ (Real Time) เพื่อตอบสนองความต้องการข้อมูลหรือสารสนเทศโดยภาพรวมและการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
วิวัฒนาการของระบบ ERP
ประมาณช่วงต้นทศวรรษที่ 1960 วงการอุตสาหกรรมได้นำระบบการวางแผนความต้องการวัสดุ หรือ MRP (Material Requirements Planning) มาช่วยสนับสนุนการดำเนินงานเกี่ยวกับการหารายการและจำนวนวัสดุที่ต้องการตามแผนการผลิตที่วางไว้ และนำมาช่วยด้านบริหารการผลิต ซึ่งระบบ MRP ได้รับการยอมรับว่าสามารช่วยลดระดับวัสดุคงคลังลงได้ ลดขั้นตอนที่ไม่จำเป็นออก และช่วยให้การวางแผนและการสั่งซื้อวัตถุดิบให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ต่อมาในช่วงทศวรรษที่ 1980 ระบบการผลิตมีความซับซ้อนมากขึ้นจึงมีการขยายขอบเขตระบบ MRP จากเดิมโดยรวมเอาการวางแผนและการบริหารทรัพยากรการผลิตอื่นๆ เข้ามาในระบบด้วยและเรียกว่าระบบ MRP II (Manufacturing Resource Planning) อย่างไรก็ตามระบบ MRP II สนับสนุนการดำเนินงานในส่วนของการผลิต ยังไม่สามารถสนับสนุนการทำงานทั้งหมดในองค์การได้ จึงมีการขยายระบบให้ครอบคลุมงานหลักทุกอย่างในองค์การจึงเป็นที่มาของระบบ ERP
กระบวนการทางธุรกิจที่สนับสนุนโดยระบบ ERP
กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) ทั้งหมดในองค์การไม่ว่าจะเป็นกระบวนการผลิตสินค้า กระบวนการฝ่ายการเงินและการบัญชี กระบวนการขายและการตลาด กระบวนการฝ่ายทรัพยากรมนุษย์และอื่น เพื่อให้กระบวนการทำงานต่างๆ นั้นเป็นไปอย่างอัตโนมัติ รวดเร็ว ไม่ซ้ำซ้อน และสามารถลดต้นทุนทั้งระบบได้ ข้อมูลจากกระบวนการหรือส่วนต่างๆ ขององค์การจะถูกจัดเก็บไว้ที่เก็บข้อมูลส่วนกลางซึ่งระบบงานอื่นๆ สามารถใช้งานข้อมูลร่วมกันได้ และยังช่วยให้ผู้บริหารได้รับทราบข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงานที่ทันสมัย เพื่อใช้ในการบริหารและกำหนดกลยุทธ์ได้อย่างถูกต้องเหมาะสม และรวดเร็วทันเหตุการณ์
ประโยชน์และความท้าทายของระบบ ERP
- กระบวนการบริหาร ช่วยให้กระบวนการธุรกิจเป็นไปอย่างอัตโนมัติ ยังสามารถรวบรวมข้อมูลต่างๆ ให้กับผู้บริหารได้อย่างเที่ยงตรงและเป็นปัจุบัน ช่วยให้ผู้บริหารรับทราบข้อมูลทาการเงินซึ่งอาจอยู่ในหลายรูปแบบให้เป็นหนึ่งเดียวกันโดยการใช้ระบบเดียวกัน ทำให้ผู้บริหารทราบผลการดำเนินงานและตรวจสอบสถานการณืดำเนินงานโดยรวมขององค์การ และสามารถตัดสินใจด้านการบริหารได้อย่างทันท่วงที่และมีประสิทธิภาพมาขึ้น
- เทคโนโลยีพื้นฐาน ระบบ ERP ช่วยเชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ที่กระจัดกระจายเข้าด้วยกันเสมือนเป็นระบบเดียวกันทั้งองค์การ
- กระบวนการทำงานที่รวดเร็ว การบูรณาการงานหลักต่างๆ ขององค์การเข้าด้วยกันช่วยให้ประสานการทำงานได้ทั่วทั้งองค์การทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพสูงขึ้น สามารถตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
ความท้าท้าย
การนำเอาระบบ ERP การติดตั้งและใช้งาน (Implementation) เพื่อเป็นระบบสารสนเทศหลักขององค์การเป็นเรื่องที่ยาก ต้องใช้เวลาและเงินลงทุนสูงมาก บางครั้งองค์การอาจต้องปรับซอฟแวร์ ERP (Customization) เพื่อให้เข้ากับรูปแบบการทำงานขององค์การ รวมถึงต้องใช้ความพยายามในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ
1. การเปลี่ยนแปลงกระบวนการดำเนินธุรกิจและวัฒนธรรมการทำงานภายในองค์การ
2. การบริหารโครงการระบบสารสนเทศขนาดใหญ่ละค่าใช้จ่ายในตอนเริ่มต้นที่สูง
3. ความไม่ยืดหยุ่นในการปรับซอฟแวร์
ขั้นตอนการนำระบบ ERP มาใช้ในองค์การ
1. การศึกษาและวางแนวคิด พิจารณาว่า
- การศึกษาถึงสภาพปัจจุบันขององคืการว่ามีความจำเป็นต้องนำ ERP มาใช้หรือไม่ อย่างไร
- การศึกษาและทำความเข้าใจถึงรูปแบบทางธุรกิจ (Business Scenario)
- ปัญหาขององคืการและสภาพแวดล้อมภายนอกที่มีอยู่ในปัจจุบันและจากสภาพปัจจุบัน
- พิจารณาถึงในอนาคตว่าต้องการให้องค์การมีสภาพเป็นอย่างไร
- สร้างจิตสำนึกในความต้องการที่จะเปลี่ยนแปลงนี้ให้บุคลากรทุกระดับ
- ตั้งกลุ่มผู้รับผิดชอบ
- ขออนุมัติจากผุ้บริหารเพื่อให้นำ ERP มาใช้ เมื่อผู้บริหารอนุมัติก็จะเริ่มต้นวางแผนต่อไป
2. การวางแผนนำระบบมาใช้
- เริ่มดำเนินการหลังจากผู้บริหารอนุมัติ
- ตั้งคณะกรรมการขึ้นมา 1 ชุด
3. การพัฒนาระบบ
- จัดทำแผนโครงการพันาโดยละเอียด
- กำหนดงานที่จะต้องทำพร้อมทั้งระบุเวลาและเป้าหมาย
- สำรวจระบบงานปัจจุบันว่าจะต้องปรับปรุง ลดขั้นตอน หรือเปลี่ยนแปลงอย่างไร
- สรุปความต้องการจากส่วนงานต่างๆ ขององค์การว่ามความต้องการซอฟต์แวร์ที่มีความสามารถอะไรบ้าง
- ค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ ERP จากหลายแหล่ง
- หากคณะทำงานคิดว่าไม่มีความรู้ความสามารถเพียงพอก็อาจจ้างที่ปรึกษามาช่วย
4. การใช้งานและปรับเพิ่มความสามารถ
- ฝึกอบรมและไห้การสนับสนุนบุคลากรในการใช้ระบบ
- ส่งเสริมให้บุคลากรมีความชำนาญในการใช้ระบบ
- ขยายขีดความสามารถและเพิ่มประสิทธิภาพของระบบเมื่อความต้องการเปลี่ยนไปตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน
โครงสร้างของซอฟแวร์ ERP
1. ซอฟต์แวร์โมดูล (Business Application Software Module) ได้แก่โมดูลที่ทำหน้าที่ในงานหลักขององค์การ ซึ่งแต่ละโมดูลนอกจากจะทำงานเฉพาะในแต่ละโมดูลนั้นๆ แล้วยังสามารถเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างกันได้
2. ฐานข้อมูลรวม (Integrated Database) ซอฟต์แวร์โมดูลทุกโมดูลสามารถเข้าถึง (Access) ฐานข้อมูลรวมได้โดยตรงและสามารถใช้ข้อมูลในฐานข้อมูลรวมนี้ร่วมกันได้
3. ระบบสนับสนุนการบริหารจัดการ (System Administration Utility) เป็นส่วนสนับสนุนการบริหารจัดการระบบ เช่น การคัดลอกสำเนา การลงทะเบียน และกำหนดสิทธิผู้ใช้งาน
4. ระบบสนับสนุนการพัฒนาและการปรับเปลี่ยน (Development and Customization) เป็นส่วนสนับสนุนการพัฒนาหรือการปรับเปลี่ยนบางงานให้เข้ากับการทำงานขององค์การ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น